Was bietet Ihnen unser Beleg-Archiv ?

Erhalten Sie auch immer mehr Rechnungen Ihrer Lieferanten per E-Mail, meist mit einer anhängigen
Rechnung im PDF-Format? - Dann sollten Sie die gesetzlichen Grundlagen zum Umgang mit dieser Art
von Belegen kennen.
Nach den gesetzlichen Vorgaben müssen elektronisch empfangene Belege auch elektronisch archiviert werden.
Hierbei stellt der Gesetzgeber einige Anforderungen auf, die regeln, auf welche Art und Weise die
Archivierung zu erfolgen hat.

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen hat so zu erfolgen, dass sie während der Aufbewahrungszeit nicht geändert
und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Ein einfaches Ablegen im Archiv des E-Mail-Programmes erfüllt diese Voraussetzungen nicht!
Ebenso ist das Ausdrucken des Beleges kein anerkannter Ersatz und somit nicht zulässig.


Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 bzw. 10 Jahre.

Um eine revisionssichere Speicherung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischen
Archivsystemen zu gewährleisten, sind in Deutschland vor allem folgende Gesetze und Regelungen zu berücksichtigen:

• Abgabenordnung (§§ 146, 147, 200 AO)
• Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das Archiv-System unserer WYM-Cloud erfüllt diese gesetzlichen Anforderungen:

• Belege werden im Archiv dauerhaft gespeichert und sind nach der Übernahme weder änderbar noch löschbar
• Alle Änderungen an den begleitenden Informationen werden protokolliert (z.B. Änderung einer falschen Belegnummer)
• Alle Belege sind sofort wieder auffindbar, wobei alle begleitenden Informationen zur Suche nutzbar sind
• Die Online-Einsicht bzw. der Download einer Kopie ist jederzeit mit jedem Beleg möglich
• Die Daten werden migrationssicher gespeichert, d.h. die Auslagerung in ein neutrales Format ist jederzeit möglich
• Die Daten werden regelmässig auf WORM-Speichermedien überführt

Sie erhalten bei Buchung des Paketes zwei Benutzer-Konten. Das erste Konto hat alle Lese- und Schreibrechte;
das zweite Konto erhält nur Lesezugriff zum Zwecke der Belegeinsicht (z.B. Betriebsprüfung).
Sie haben Fragen zu unserem Beleg-Archiv? Bitte verwenden Sie unser Kontaktformular (links im Menü). Gerne werden wir uns um Ihr Anliegen kümmern!